STATUT

 

ARTICLE 1:       APPELLATION ET ADRESSE

 

La Mutuelle est dénommée “MUTUELLE DE CREDIT DU PERSONNEL DE LA CEDEAO” (connue sous son sigle anglais : ESMCU). 

Son adresse est la suivante : “Plot 101, Yakubu GowonCrescent, Asokoro, Abuja”

 

ARTICLE 2:       OBJECTIFS

 

La Mutuelle vise les objectifs suivants :

(a)   Encourager l’épargne par ses membres;

(b)   Fournir des crédits à des conditions de faveur à ses membres;

(c)     Assurer le placement des fonds déposés par ses membres;

(d)     Assurer la gestion de programmes visant à améliorer le bien-être de ses membres.

 

ARTICLE 3:       OBJECTIFS STRATEGIQUES ET VISION

 

(a)   Etre en mesure d’assurer, dans un délai de 48 heures, le traitement de l’ensemble des demandes de prêts à terme émanant de ses membres et remplissant les conditions requises;

(b)   Etre à l’avant-garde des organisations œuvrant pour la satisfaction des besoins du personnel/de ses membres, sans tracasseries;

(c)   Se muer en une institution de microfinance viable et fiable au sein de la CEDEAO.

 

ARTICLE  4:  ADHESION

 

L’adhésion est volontaire et ouverte à tous les membres du personnel des institutions de la CEDEAO, employés à titre permanent ou sur contrat. Elle est subordonnée au paiement d’un droit de 20.000 FCFA.

 

ARTICLE 5: FINANCEMENT DE LA  MUTUELLE

 

Le financement de la Mutuelle provient de diverses sources:

(a)   Les droits d’adhésion s’élevant à 20.000 FCFA par personne;

(b)   L’épargne des membres;

(c)   Les produits d’intérêts sur les prêts et les dépôts

(d)   Les dons

(e)   Les revenus divers;

(f)     Les montants confiés à la Mutuelle pour en assurer la gestion pour le compte de ses membres.

 

 ARTICLE 6: EPARGNE MENSUELLE

 

(a)      Les membres effectuent des versements mensuels au titre de leur épargne, qui font l’objet d’une déduction à la source sur leurs salaires; la Mutuelle peut également recevoir des dépôts ponctuels de membres souhaitant augmenter leur épargne

(b)      Le montant minimum des versements mensuels au titre de l’épargne est fixé à 50.000 FCFA.

 

ARTICLE 7 PRETS ET REMBOURSEMENTS

 

(i)     Il existe deux (2) types de prêt, à savoir:

 

(a)         Le PRET ORDINAIRE: il est octroyé à tout membre en faisant la demande lorsqu’il y a droit selon les dispositions des présents règlements;

(b)       LE PRET SPECIAL: Il n’est accordé que dans les situations d’urgence.

 

    (ii)   Tout membre peut prétendre à un prêt six mois après son adhésion à la Mutuelle;

  

    (iii)  Le montant maximum du prêt ne peut dépasser cinq fois le montant de l’épargne de l’intéressé;

    (iv)  Les prêts octroyés sont remboursés par versements mensuels sur une période ne pouvant dépasser 36 mois;

   (v)  Le taux d’intérêt appliqué est de 5% pour le prêt Ordinaire et 10% pour le prêt Spécial;

   (vi)  Toute demande de prêt doit être avalisée par deux autres membres qui servent de caution et doivent être des membres du personnel permanent de la CEDEAO confirmés à leurs postes;

   (vii)  En cas de décès, de départ à la retraite, de cessation de fonctions ou de démission d’un membre, tout solde impayé du prêt fait l’objet d’un prélèvement sur les droits  de fin de service /les avoirs des personnes ayant servi de caution;

   (viii)   les principes régissant l’approbation/le traitement de chacun des deux types de prêt, sont déterminés de temps à autre par l’Assemblée Générale des membres (AGM) sur recommandation du Comité Exécutif.

 

ARTICLE 8(a) PLACEMENT DES FONDS

 

Les fonds de la Mutuelle font l’objet de placements, une fois que des provisions adéquates ont été faites pour les prêts, en tenant compte des critères de rentabilité, d’accessibilité, de liquidité et de sécurité desdits fonds.

 

ARTICLE 8(b) DOMAINES DE PLACEMENT DES FONDS

 

Les placements mentionnés à l’article (8a) ci-dessus, sont effectués dans les domaines suivants:

·         Dépôts à terme auprès des banques où la Mutuelle a ouvert ses comptes

 

·         Tout autre domaine décidé par l’AGM.

 

ARTICLE 9:  VERSEMENT DE DIVIDENDE AUX MEMBRES

 

(a)   Les membres peuvent percevoir un dividende sur leur épargne à la fin de l’exercice financier, sur décision de l’Assemblée générale annuelle. Le montant à verser à chaque membre est fonction du total de son épargne au 31 décembre de l’exercice concerné.

 

Tout membre souhaitant conserver ses investissements auprès de la Mutuelle après sa cessation de service, est autorisé à le faire et  perçoit un dividende à ce titre.

 

(b)   Toutefois, ledit membre ne peut prétendre à des prêts de la Mutuelle.

 

ARTICLE 10 FONDS DE RESERVE

 

(a)      La Mutuelle maintient un Fonds de Réserve destiné à la prémunir de toute perte;

(b)      A la fin de l’exercice financier, au moins 1% du bénéfice net est affecté au Fonds de Réserve. Ledit Fonds ne peut dépasser un montant correspondant à 10% du solde impayé des prêts.

 

ARTICLE 11 DEMANDE D’ADHESION

 

      (a)    Les demandes d’adhésion se font par écrit, sur les formulaires prévus à cet effet;

      (b)   L’intéressé mentionne dans sa demande les noms de tous ses ayant-droit.

 

ARTICLE 12: RENONCIATION A LA QUALITE DE MEMBRE

 

(a)      Tout membre est habilité à se retirer de la Mutuelle après avoir déposé un préavis écrit d’un mois;

(b)     Ce retrait n’est effectif que lorsque l’intéressé a apuré toutes ses dettes vis-à-vis de la Mutuelle;

(c)     Au moment du retrait, le membre concerné a droit au montant de son épargne après déduction du solde impayé de tout prêt éventuel.

 

ARTICLE 13: EXPULSION DE LA MUTUELLE

 

(a)      Tout membre peut être expulsé de la Mutuelle à la suite d’un vote à la majorité des 2/3 de l’Assemblée Générale Annuelle;

      (b)   L’expulsion est prononcée pour les motifs suivants :

             (i)  des arriérés de contributions sur une période de douze mois consécutifs;

             (ii) un comportement contraire aux intérêts de la Mutuelle.

           

ARTICLE 14: COMITE EXECUTIF

 

(a)     La conduite des affaires de la Mutuelle est du ressort d’un comité exécutif qui en assure le contrôle et la gestion;

(b)     Ledit comité exécutif est composé des responsables suivants : un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un auditeur, un comptable et de tout autre membre dont la Mutuelle pourrait avoir besoin.

(c)     Les membres du Comité Exécutif sont élus lors d’une réunion de l’AGM pour un mandat de deux (2) ans renouvelable une seule fois.

(d)     Les membres du Comité Exécutif exercent leurs fonctions à titre volontaire et ne sont pas rémunérés. Toutefois, compte tenu de la charge de travail supplémentaire qui leur est imposée, en sus de leurs tâches officielles, l’AGM alloue un montant forfaitaire annuel à chacun d’entre eux, à titre d’incitation/de jetons de présence.

(e)     Le Comité Exécutif tient une réunion statutaire une fois par trimestre. Toutefois, il peut se réunir chaque fois que nécessaire pour le fonctionnement efficace de la Mutuelle.

 

ARTICLE 15: FONCTIONS DES MEMBRES DU COMITE EXECUTIF

 

Le Président:

Il dirige toutes les réunions de l’AGM et celles du Comité Exécutif. Son approbation est obligatoire pour toutes les transactions concernant les fonds de la Mutuelle.

 

Le Vice-président:

Il assure les fonctions du Président en l’absence de ce dernier.

 

 

 

Le Secrétaire :

Il tient les procès-verbaux de toutes les réunions de l’AGM et des réunions du Comité Exécutif. En outre, il exécute toutes autres tâches habituellement dévolues au Secrétaire.

 

Le Trésorier :

(a)    Il assure la bonne tenue de tous les livres concernant les opérations financières et les comptes de la Mutuelle;

(b)    Il établit un état financier mensuel aux fins d’examen par le Comité Exécutif;

(c)    Il établit un bilan et un compte de recettes et dépenses à la fin de chaque exercice financier;

(d)    Il exécute toutes autres tâches habituellement dévolues à un Trésorier.

 

Le Comptable:

 

      (a) Il assure la tenue de tous les livres comptables de la Mutuelle;

      (b) Il établit, en collaboration avec le Trésorier, l’état financier mensuel et le bilan à la clôture de l’exercice financier;

(f)      Il exécute toutes autres tâches habituellement dévolues à un Comptable.

 

L’Auditeur interne :

Il est chargé de l’exécution des tâches suivantes :

(i)      Veiller à la bonne tenue des livres comptables par le Trésorier et le Comptable de la Mutuelle;

    (ii)   veiller à ce que des états financiers mensuels soient établis conjointement par le Trésorier et le Comptable;

    (iii)  s’assurer que le bilan et le compte des revenus et dépenses soient établis conjointement par le Trésorier et le Comptable, à la clôture de l’exercice;

    (iv)  vérifier, au moins une fois tous les trois mois, le solde de trésorerie, des comptes en banque et des investissements;

    (v)   s’assurer de la vérification de l’ensemble des livres de compte au moins une fois par an;

    (vi)  vérifier le compte de chaque membre au regard des écritures passées dans son dossier personnel, au moins une fois par an;

    (vii)  tenir une séance de travail mensuelle avec le Trésorier et le Comptable aux fins de la vérification et de la signature des états mensuels;

    (viii)  attirer l’attention du Comité Exécutif sur les éventuelles lacunes constatées.

 

ARTICLE 16: DEVOIRS DU COMITE EXECUTIF

 

(a)     Le Comité est l’organe exécutif de la Mutuelle. Sous réserve des décisions de l’Assemblée Générale et des dispositions des présents règlements, il exécute ou autorise l’exécution de toutes mesures susceptibles de favoriser la réalisation des objectifs de la Mutuelle;

  

  (b) Entre autres actions, le Comité Exécutif:

          (i)   Représente la Mutuelle dans le cadre de ses opérations et ses transactions;

          (ii)  Décide de la garantie à exiger des employés ou responsables ayant la charge des fonds et biens de la Mutuelle;

          (iii) Ouvre des comptes bancaires au nom de la Mutuelle et décide du placement des fonds;

          (iv) Désigne la (les) personne(s) habilitée(s) à recevoir de l’argent ou effectuer des paiements pour le compte de la Mutuelle;

          (v) Fixe le montant pouvant être détenu par la personne responsable de la trésorerie ;  

         (vi) s’assure que toutes les transactions opérées par la Mutuelle soient enregistrées fidèlement et correctement dans les livres;

        (viii) définit les règles et les politiques régissant le traitement des demandes de prêt;

        (ix)  prend les mesures nécessaires à l’encontre des mauvais payeurs;

   (x)  impose si nécessaire une amende à l’encontre des mauvais payeurs;

        (xi)  fait des propositions à l’Assemblée Générale concernant le taux d’intérêt appliqué à l’épargne et le taux de remboursement des prêts;

        (xii) Le Comité Exécutif a les pouvoirs de déléguer à un responsable ou un employé de la Mutuelle toute partie de ses pouvoirs qu’il pourra juger nécessaire.

 

ARTICLE 17 LE COMMISSAIRE AUX COMPTES

 

(a)   Un Commissaire aux comptes est nommé par l’Assemblée Générale Annuelle, à partir d’une liste de cabinets ayant soumis des dossiers de candidature;

(b)   Il vérifie les comptes de la Mutuelle à la clôture de l’exercice financier et présente les états financiers vérifiés à l’Assemblée Générale Annuelle;

(c)   La durée du mandat du Commissaire aux Comptes est de douze (12) mois calendaires, ledit mandat étant renouvelable, sous réserve d’une performance satisfaisante, pour une période ne pouvant dépasser 3 ans.

 

ARTICLE 18: PERSONNEL ADMINISTRATIF DE LA MUTUELLE

    (a)  Le Comité Exécutif est assisté par des comptables qualifiés et d’autres agents administratifs dans le cadre de la gestion quotidienne des activités de la Mutuelle. Le Service est dirigé par un Comptable Assistant Sénior et peut comprendre des assistants comptables ainsi que des agents administratifs si l’AGM en décide ainsi. Ce sont des employés de la Mutuelle, payés à partir de ses ressources.

   

     (b)  Ils sont chargés de l’exécution des fonctions suivantes :

i)    Assurer la tenue et la mise à jour des livres comptables de la Mutuelle

ii)   Etablir le projet de comptes finaux de la Mutuelle à la clôture de l’exercice

iii) Etablir des formulaires d’évaluation de prêts à soumettre à l’approbation du Comité Exécutif

iv)  Assurer périodiquement la préparation et la distribution des relevés de compte des membres

v) Etablir le rapport financier trimestriel à soumettre au Comité Exécutif lors de sa réunion trimestrielle

vi)   Toutes autres tâches qui leur seront confiées par le Comité Exécutif   

                                                                                                                                                       

ARTICLE 19: REUNIONS GENERALES

 

L’autorité suprême de la Mutuelle est conférée aux membres qui exercent leurs pouvoirs par le biais du vote lors des réunions annuelles et des réunions extraordinaires.

 

ARTICLE 20: REUNION GENERALE ANNUELLE

 

       (a)  La réunion Générale Annuelle se tient chaque année, dans les trois mois qui suivent la fin de l’année civile;

       (b)  Les membres sont informés de la tenue de la Réunion Générale Annuelle au moins une semaine avant la date prévue.

 

ARTICLE 21: DEROULEMENT DES TRAVAUX DE LA REUNION GENERALE ANNUELLE

 

La Réunion Générale Annuelle est habilitée à :

(a)     Entériner le procès-verbal de la Réunion Annuelle Générale précédente et de toute Réunion Générale Extraordinaire intervenue précédemment;

(b)     Recevoir le Rapport annuel de la Mutuelle, les états financiers et le rapport du Commissaire aux Comptes;

(c)     Statuer, sur recommandation du Comité Exécutif, en ce qui concerne la proposition de dividende et de transfert au Fonds de réserve;

(d)     Examiner les recours contre l’exclusion de membres;

(e)     Elire les membres du Comité Exécutif et autoriser le Comité Exécutif à nommer le Commissaire aux Comptes;

(f)       Autoriser le Comité Exécutif à fixer le montant des salaires, des indemnités et honoraires des employés de la Mutuelle;

(g)     Amender les Statuts, conformément aux dispositions du paragraphe 34 des présents Statuts;

(h)   Examiner toute autre question.

 

ARTICLE 22: REUNION GENERALE EXTRAORDINAIRE

 

      (a)   Une réunion Générale Extraordinaire est convoquée dans les cas suivants:

             (i)  un vote à la majorité des 2/3 du Comité Exécutif, ou

             (ii)  une requête écrite déposée par au moins un quart des membres;

      (b)   La tenue de la réunion Générale Extraordinaire est annoncée aux membres au moins une semaine à l’avance.

 

ARTICLE 23 OBJET DE LA REUNION GENERALE EXTRAORDINAIRE

 

     (a)   L’objet de la Réunion Générale Extraordinaire est communiqué aux membres dans l’avis de réunion;

     (b)   La Réunion Générale Extraordinaire n’examine que les questions indiquées dans l’avis de réunion.

 

ARTICLE 24 VOTE AU COURS DE LA REUNION GENERALE

 

     (a) Chaque membre dispose d’une voix;

     (b) Le vote peut se faire par scrutin secret;

     (c) Un membre doit être présent pour voter ou se faire élire.

     (d) Un membre ayant pris sa retraite peut voter mais ne peut se faire élire.

 

ARTICLE 25 QUORUM LORS DES REUNIONS GENERALES

 

     (a) Le quorum, lors de la réunion Générale Annuelle ou Extraordinaire est constitué par  un tiers (1/3) des membres de la Mutuelle ;

     (b) Au cas où le quorum ne serait pas atteint, une majorité des 3/4 des membres présents peut former un quorum de substitution pour la poursuite des travaux de la réunion.

.

 

ARTICLE 26 AMENDEMENT AUX STATUTS

 

     (a Les présents Statuts peuvent être amendés par un vote à la majorité des 2/3 des membres présents à la Réunion Générale;

     (b)  Il ne peut être effectué d’amendement aux Statuts si la proposition d’amendement n’avait pas été spécifiée dans l’avis de réunion.

 

ARTICLE 27 AFFILIATION

 

La Mutuelle est habilitée à s’affilier à toute association régionale ou nationale créée dans l’objectif de faciliter les opérations d’organismes d’épargne et de crédit, conformément aux principes régissant les coopératives.

 

ARTICLE 28 LITIGES

 

Les litiges survenant au sein de la Mutuelle, qui ne sont pas réglés par le Comité Exécutif ou la Réunion Générale, sont soumis à l’arbitrage de la Cour de Justice de la Communauté et le texte applicable dans ce cas est le Règlement intérieur et les textes pertinents, relatifs à l’Arbitrage.

 

ARTICLE 29 LIQUIDATION

 

La liquidation de la Mutuelle ne peut être prononcée qu’à l’issue d’un vote unanime lors d’une Réunion Annuelle Générale, pour les motifs ci-après :

·         Lorsque la Mutuelle n’est pas en mesure de faire face à ses obligations;

·         Lorsque la Commission de la CEDEAO fait l’objet de liquidation;

·         Toutes autres raisons approuvées à l’unanimité par la Réunion Générale Annuelle.

 

ARTICLE 30 ENTREE EN VIGUEUR

 

Les présents Statuts entrent en vigueur dès leur adoption par l’Assemblée Générale.

 

 

Fait à Abuja le 5 avril 2013.

 

 

 

L’ASSEMBLEE GENERALE